Blog

Olá, querido leitor, que bom tê-lo aqui conosco em mais uma matéria feita especialmente para você crescer a sua empresa!

Hoje vamos abordar um tema que parece simples, mas requer planejamento e dedicação: como organizar a empresa? Separamos algumas dicas que, assim que colocadas em prática, trarão um resultado extremamente positivo aí na sua empresa. Ficou curioso? Então arregasse as mangas e vamos lá!

1º Liste os seus problemas

Faça uma lista de todos os problemas que ocorreram em sua empresa nos últimos 6 meses. Sabe aqueles pequenos problemas que fazem você parar tudo o que está fazendo para “apagar o fogo”? Coloque-os também na lista!  Estes problemas atrasam sua agenda e tiram a concentração de suas atividades, fazendo com que você seja menos produtivo. O mesmo ocorre com as demais pessoas da sua empresa, então, converse com sua equipe sobre esta lista, peça que eles também listem as dificuldades e problemas que atrapalham sua produtividade e concentração para as tarefas que lhe competem.

2º Organize a lista de problemas, por prioridades

Agora que você já escreveu sua lista de problemas, organize-a conforme as prioridades, do mais urgente para o menos urgente. Pense no problema que é mais impactante em sua empresa e que se fosse resolvido, já traria um alívio imediato.

Peça aqui nossa matriz de priorização gratuitamente, ela vai te ajudar nesta etapa. 

3º Delegue, terceirize e faça parceiros

Definidas as prioridades, é hora de pensar em como vamos resolvê-las! Veja se existe algo que você possa delegar completamente para alguém da sua equipe. Para isso, verifique o grau de autonomia e maturidade de quem está recebendo a tarefa. Precisa ser alguém maduro para o serviço a ser executado.

Depois pense se existe algo que possa ser terceirizado. Faça um estudo de custo e busque por uma solução em terceiros. Em muitos casos, terceirizar uma parte do processo ou serviço é mais vantajosa, uma vez que resolve o problema e permite mais tempo para a atividade principal da empresa.

Abra sua mente para pensar “fora da caixa” e veja se nesta lista de problemas, uma boa parceria com outra empresa não seria a melhor solução.  

4º Otimize os processos

Reveja seus processos, será que todos os relatórios enviados são mesmo necessários? É mesmo preciso mandar este fluxo para tantos aprovadores? E se eu pular esta parte do processo, eu perco qualidade?

Quando se trata de organização da empresa, seja inovador na otimização dos processos. Tem coisas que fazemos apenas porque sempre foi feito assim! Mude! Exclua fases desnecessárias. Crie etapas mais curtas e menos complexas.

Veja este vídeo que pode te inspirar no assunto inovação!

5º Organize também o ambiente de trabalho

Sabe quando você procura uma roupa no armário bagunçado? Você sabe que está lá, mas não consegue encontrá-la em meio a tantas outras peças espalhadas? Pois é! Isso também acontece nas empresas: as pessoas perdem sua concentração em meio a bagunças de gavetas, mesas abarrotadas de itens, barulhos demasiados. Isso as torna menos produtivas.

Portanto, hora da faxina e arrumação do ambiente!

Se na sua empresa, o ambiente é compartilhado, peça que cada funcionário organize sua mesa de trabalho, sem muitos objetos pessoais espalhados. Evite muitos quadros e comunicados na parede, avisos demais só servem para tornar o ambiente estressante, na maioria das vezes, ninguém vai ler!

6º Defina bem os papéis de cada sócio e funcionário

Esta mesma bagunça supracitada ocorre também no âmbito mental, ou seja, não é possível ser produtivo com processos desalinhados e mal definidos e tarefas mal delegadas. Em muitas empresas que prestamos consultoria, por serem empresas familiares, não existem cargos definidos e bem comunicados com a equipe. Muitas vezes ouvimos: “fala com o filho do dono que ele resolve”. Mas qual o papel real do filho do dono?

É importante alinhar muito bem o papel de cada um na organização. Não apenas dos funcionários, mas também dos sócios envolvidos. Cada um tem um perfil e sabe fazer algo de melhor. Defina as responsabilidades de cada um e comunique-as claramente para a equipe. 

 Bom, se você concluir estas etapas, temos certeza de que vai sentir grandes mudanças em sua rotina empresarial. Volte aqui para nos contar como foi sua experiência e quais outras dicas você gostaria de ler em nosso blog!

Conte com a gente, juntos podemos ir além!

Escrito por: Fernanda Cóvos