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Seja muito bem-vindo(a) ao nosso Blog, onde postamos informações sempre atualizadas e de grande importância para os empresários e para quem deseja empreender.  

Hoje vamos falar de uma das coisas mais valiosas que temos: O NOSSO TEMPO!  

Frequentemente ouvimos de nossos clientes: “faço o meu planejamento de tarefas e não consigo cumprir nem a metade das tarefas programadas”; “me sinto exausto(a), sugado(a) pela rotina, sem energia para dar conta de todas as coisas que programei fazer!”; “quando chego em casa, não quero saber de mais nada, estou acabado(a)!” 

Bom, se você já falou ou pensou algumas dessas frases, este post é para você. Hoje vamos te dar 4 dicas para otimizar seu tempo, deixando sua rotina mais “leve”. 

1º - FAÇA UMA LISTA REALISTA DAS TAREFAS DA SEMANA 

O que queremos dizer com a palavra “REALISTA”? Lembre-se que o dia tem 24 horas, mas que você precisa dormir, comer, ter qualidade de vida com a família, cuidar da sua saúde e alimentação, portanto sobram cerca de 8 horas produtivas no seu dia. Destas 8 horas, considere que 2 horas serão utilizadas para tarefas não programadas que sempre irão surgir, como uma ligação importante, um cliente inesperado, enfim... sobrarão 6 horas/dia para programar suas tarefas, portanto seja realista, anote as tarefas que devem ser feitas na segunda-feira, as de terça-feira e assim por diante até seu último dia útil da semana. Não se esqueça que no último dia útil é hora de programar as tarefas na semana seguinte.  

2º - DESLIGUE O CELULAR UM PERÍODO POR DIA 

Você deve estar falando agora: “IMPOSSÍVEL! Não posso ficar 1 segundo sequer sem o celular que nada funciona! Como vão me achar para resolver os problemas? E se for algo urgente?” Bem, não estamos falando para você ficar offline um longo período, mas em alguns períodos curtos do dia. Por exemplo, se sua rotina inicia às 8h, desligue o celular, das 10h às 12h ou das 14h às 16h todos os dias, para se concentrar nas tarefas que foram programadas. Avise sua equipe que, neste período, caso tenham algo muito grave que não possa esperar, devem ligar para o número fixo por exemplo (ou para alguma pessoa que esteja próxima a você). Nada te tira mais do seu foco, do que uma mensagem no celular ou uma ligação que poderia esperar. Vivemos num mundo em que todos querem tudo “para ontem “, mas pare um minuto e reflita, de todas as ligações que você atende, quantas são realmente urgentes?   

3º UTILIZE AGENDAS ELETRÔNICAS ONLINE  

Para conseguir programar sua agenda da próxima semana de forma realista, após ter desligado o celular por um momento e estar bastante concentrado nesta missão, olhe sua agenda e insira na sua lista de tarefas as reuniões, visitas e serviços externos que estão programados. Nada adianta você listar 6 tarefas para a terça-feira, sendo que é dia de treinamento e você passará mais da metade do seu dia fora da empresa, focado em outras questões. Compreende?  

As agendas online, como o calendário da Microsoft Outlook e o Google Agenda te lembram com antecedência seus compromissos e podem ser compartilhados com seu time, assim você pode bloquear sua agenda quando está em outras atividades ou em momentos de concentração que não pode ser incomodado(a). Crie o hábito com seu time de olhar sua agenda, assim eles saberão em qual horário você está livre para as ligações, mensagens e até mesmo para o cafezinho!  

4º - AUTOMATIZE AO MÁXIMO SEUS PROCESSOS 

Coloque como objetivo em sua empresa a automatização de todos os processos que puderem ser automatizados. Se não for possível automatizar, pense no que pode ser informatizado, saindo do papel!  

Processos simples como agendar uma reunião podem ser feitos eletronicamente, basta enviar um link ao convidado e ele escolhe o dia e horário que pode conversar com você e, melhor que isso, recebe confirmação de agendamento, lembrete de horário agendado antes da reunião e ainda agradecimento após a reunião. Tudo isso configurado por você, do jeitinho que escolher! Agora me fala, quanto tempo você PERDE para conseguir conciliar os horários entre você e seu cliente / fornecedor? E quando ele esquece da reunião, pois foi agendada com muita antecedência e ele não recebeu nenhum lembrete?   

Pense em todos os seus processos, em cada etapa deles, o que pode ser automatizado? Busque empresas/parceiros que te auxiliem neste processo de automatização e coloque sua energia no que realmente precisa, no foco do seu negócio; na estratégia!  

Aplicando estas 4 dicas, é provável que você tenha mais qualidade de vida e sua empresa esteja mais robusta e fortalecida com a execução das tarefas dentro do prazo.  

Agora, tire um tempinho na sua agenda e nos conte: qual tema você quer saber mais aqui no nosso Blog?  

Até breve! 👋🏻🚀 

Escrito por: Fernanda Cóvos