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Olá queridos leitores! Nesta semana, em reunião interna, a equipe Mood chegou à conclusão de que em todas as empresas que passamos, encontramos problemas de comunicação! Se sua empresa também passa por isso, vem com a gente que aqui tem muito conteúdo para você se inspirar e passar a se comunicar de forma mais assertiva, aí na sua empresa!

Se em casa a gente já falha na comunicação, imagina na correria da empresa, não é mesmo? Separamos aqui alguns pontos para que você repense no formato de comunicação que está utilizando e se ele se enquadra ao modelo de negócio que você sonhou em ter quando abriu sua empresa!

Primeiro vamos pensar nas formas de comunicação. Qual delas é mais eficiente para meu negócio?

Se você tem uma equipe pequena que trabalha no escritório, ou se sua dinâmica permitir, é muito interessante e produtivo que seja realizada uma reunião diária, sempre no mesmo horário, com duração de 15 minutos para alinhamento das tarefas e discussão de quaisquer eventualidades que ocorreram no dia. Assim, todos ficam sabendo o andamento das ações e alinhados nas tarefas. Agora, se você tem uma equipe maior, ou ainda uma equipe que fica externa ao escritório, precisará pensar em reuniões mais espaçadas e um pouco mais longas. Sugerimos uma reunião semanal de cerca de 40 minutos (sempre no mesmo dia e horário para facilitar a gestão de agenda da equipe). Além disso, é interessante implantar uma forma de comunicação imediata com este time, que pode ser por um grupo de WhatsApp por exemplo, porém, não deixe de abordar e documentar os pontos importantes na reunião semanal.

Para empresas cuja dinamicidade é muito pequena e os processos são bem alinhados, o importante é estabelecer uma reunião periódica, que pode ser mensal, trimestral ou semestral para disseminar a todos informações importantes sobre a cultura da empresa, os indicadores, mudanças de estratégia da empresa etc., não deixando de comunicar eventos importantes e inesperados que ocorram, como por exemplo: a entrada de um novo chefe exige uma reunião formal para apresentá-lo ao time.  

Em resumo, independente do formato da sua empresa, a reunião permite que todo time esteja alinhado nos assuntos importantes do seu negócio, além disso se sentem vistos pela chefia e parte importante da estratégia, melhorando o desempenho e clima organizacional da sua empresa.

Não tenho tempo para isso. Os cartazes no mural, e-mails coletivos e folhetos entregues na entrada funcionam?

Olha, neste caso vamos ter que ser muito sinceros. A resposta é “não”! Algumas pessoas vão ler, outras vão guardar para ler mais tarde e nunca mais vão se lembrar de abrir aquele papelzinho ou e-mail novamente! Se você precisa que a informação chegue de forma padrão a todo time, comunique de diferentes formas o mesmo assunto.

E qual a melhor forma de se comunicar quando vou ensinar, delegar tarefas ou dar feedback ao meu funcionário?

Bom, tem pessoas que aprendem escutando: você vai falar uma única vez e ela vai assimilar tudo o que precisa. Outras pessoas que aprendem anotando: ela toma nota de tudo o que você fala para conseguir assimilar a ideia, às vezes faz até uns desenhos para ver se entendeu direitinho! Existe também pessoas que aprendem melhor lendo, então você pode, durante a conversa, ir anotando tudo para ela! E há ainda os que aprendem vendo, aí você vai precisar literalmente desenhar para esse perfil de colaborador!

Entendeu por que é tão difícil se comunicar? Cada um assimila o conteúdo de uma forma e, uma comunicação eficiente, é aquela que garante que o outro lado entendeu!  Então conhecer a sua equipe é a melhor ferramenta para alinhar a comunicação do seu negócio e atingir os melhores resultados.

Entendendo que cada um assimila a informação de uma forma, se o assunto for coletivo e de extrema importância para sua estratégia, faça quantas reuniões forem necessárias para atingir todo time, além disso, mande e-mail, WhatsApp, poste no canal interno da empresa, coloque no mural, fale pelos corredores e no cafezinho, faça vídeos e mande para a equipe. Utilize todas as ferramentas e formas de comunicação para garantir que atingiu todos os níveis da sua empresa.

Agora vamos pensar um pouquinho em comunicação não verbal. Responda a si mesmo a pergunta: qual imagem a minha marca precisa transmitir?

Outro ponto muito interessante de ser observado no seu negócio, é qual imagem você quer transmitir para seu cliente final. Esta imagem está sendo comunicada internamente, ou seja, estou transmitindo à minha equipe a imagem que eles precisam replicar aos clientes finais?

Na prática, seria assim:  imagine que sou uma clínica de saúde, onde o cuidado com a saúde é um dos objetivos mais importantes do meu negócio, porém não dou aos meus funcionários subsídios para que durante sua atuação na clínica estejam em cuidado com sua própria saúde: coloco agendas lotadas para o atendimento, não me preocupo se ele fez as refeições de forma adequada, nos horários certos, dou um vale refeição baixo onde ele tem que pedir um marmitex de baixa qualidade etc. Entendeu o quão discrepante é a imagem que eu quero comunicar ao meu cliente, da imagem que meus funcionários estão realmente comunicando?

Se sua marca possui como diferencial a humanização no atendimento, o cuidado com as pessoas, sua gestão é humanizada ou você possui líderes mal preparados para a função? Pense sobre o assunto aplicando à realidade da sua empresa!

E a comunicação externa da minha marca, como fazê-la estrategicamente?

Falar de comunicação é falar de estratégia! Portanto, como fazer de forma estratégica a comunicação externa? Qual a melhor forma de me comunicar com o cliente? Qual roupa vestir que comunica melhor a identidade da minha marca? Como fazer o posicionamento da marca? Em qual rede devo estar presente para atingir o meu potencial cliente? Para responder a esta e outras dúvidas deste tema tão importante, chamamos o Max Fonseca, que é empreendedor e diretor da agência Lift, assessor de imprensa e assistente legislativo da ALESP para nosso MoodCast. Segue a gente no canal que tem muito conteúdo para o empresário e quem quer empreender!

Gostou do assunto? A comunicação está barrando os melhores resultados na sua empresa? A MoodMade pode te orientar neste tema. Entre em contato conosco! Juntos podemos ir além!

 Escrito por: Fernanda Cóvos